Kurz gesagt: Eine volle Werkstatt zeigt, dass dein Betrieb beschäftigt ist. Sie zeigt aber noch nicht, welche Aufträge regelmäßig einen guten Beitrag leisten und welche trotz überschaubarem Rechnungswert überraschend viel Zeit fressen. Einzelne Nachkalkulationen helfen dir beim Einzelfall. Für den Auftragsmix brauchst du zusätzlich den Blick auf das ganze Jahr.
Montagmorgen, kurz nach sieben.
In der Werkstatt stehen mehrere Korpusse, ein Einbaumöbel wartet auf die Oberfläche und für die Montage am Mittwoch fehlt noch ein Beschlag.
Das Telefon klingelt. Ein Stammkunde braucht „nur schnell“ eine kleine Änderung. Gleichzeitig wartet ein Interessent auf sein Angebot für eine Garderobe. Auf dem Schreibtisch liegt außerdem noch die Nachkalkulation einer größeren Baustelle, bei der die Montage deutlich länger gedauert hat als geplant.
Die Mitarbeiter haben Arbeit. Die kommenden Wochen sind gut gefüllt.
Eigentlich müsste das ein beruhigendes Gefühl sein.
Und trotzdem bleibt die Frage:
Welche dieser Aufträge bringen deinen Betrieb wirklich weiter?
Auslastung ist grundsätzlich etwas Gutes. Ohne Aufträge läuft kein Betrieb.
Problematisch wird es, wenn Auslastung zur einzigen Messgröße wird. Dann gilt im Alltag schnell jeder Auftrag als guter Auftrag, solange er nur eine Lücke im Kalender schließt oder die Werkstatt beschäftigt.
Ob der Auftrag auch wirtschaftlich und organisatorisch zum Betrieb passt, zeigt sich häufig erst später.
Vielleicht war der Rechnungsbetrag ordentlich, aber die Arbeitsvorbereitung hat deutlich mehr Zeit gebraucht als gedacht.
Vielleicht lief die Fertigung sauber, während auf der Baustelle mehrere ungeplante Zusatzstunden entstanden sind.
Oder ein kleiner Auftrag war handwerklich schnell erledigt, hat davor und danach aber eine ganze Kette an Büroarbeit ausgelöst.
Genau deshalb können volle Bücher beruhigen – oder ein gut getarnter Engpass sein.
Vielleicht denkst du jetzt:
Dafür mache ich doch Nachkalkulationen.
Richtig. Eine saubere Nachkalkulation ist wichtig.
Sie zeigt dir, wie ein bestimmter Auftrag gelaufen ist:
Haben die geplanten Stunden gepasst?
War der Materialeinsatz höher als erwartet?
Wo gab es Abweichungen?
Hat die Montage länger gedauert?
Wurden Nacharbeiten notwendig?
Damit beantwortest du die Frage:
Wie ist dieser einzelne Auftrag gelaufen?
Der Blick auf den gesamten Auftragsmix beantwortet eine andere Frage:
Welche Muster ziehen sich durch viele Aufträge und durch das ganze Geschäftsjahr?
Eine Montage, die einmal länger dauert, kann ein Ausreißer sein.
Wenn die Montage bei einer bestimmten Auftragsart fast immer aus dem Ruder läuft, steckt vermutlich ein Muster dahinter.
Ein einzelner kleiner Auftrag mit viel Abstimmungsbedarf ist noch kein Beweis.
Wenn aber viele Kleinaufträge fast dieselbe Vorbereitung verursachen wie größere Projekte, solltest du genauer hinschauen.
Die Nachkalkulation zeigt den Baum.
Der Jahresblick zeigt dir, wie der Wald tatsächlich aussieht.
Ein kleiner Reparaturauftrag, eine einzelne Ergänzung oder ein nachträglicher Umbau wirkt auf den ersten Blick überschaubar.
Der Kunde meldet sich, die Ausführung dauert vielleicht nur wenige Stunden und die Rechnung ist anschließend schnell geschrieben.
Zumindest fühlt es sich so an.
Im Betrieb hängen jedoch oft deutlich mehr Schritte daran:
Anfrage aufnehmen
Rückfragen klären
Fotos, Maße oder Unterlagen prüfen
gegebenenfalls zum Aufmaß fahren
eine Lösung überlegen
ein Angebot erstellen
Material oder Beschläge bestellen
den Auftrag in die Werkstatt einplanen
Fahrt und Montage organisieren
Dokumentation und Rechnung erledigen
Viele dieser Schritte fallen auch bei einem größeren Auftrag an.
Nur steht ihnen beim kleinen Auftrag ein deutlich geringerer Auftragswert gegenüber.
Das bedeutet nicht, dass kleine Aufträge grundsätzlich schlecht sind.
Sie können wichtig für Stammkunden sein, Leerlauf sinnvoll füllen oder zu einem größeren Folgeauftrag führen.
Du solltest nur wissen, welchen Gesamtaufwand sie tatsächlich verursachen.
Sonst wird aus dem vermeintlich schnellen Auftrag ein stiller Zeitfresser.
Für eine sinnvolle Betrachtung musst du keine neue Buchhaltung einführen.
Es geht auch nicht darum, jede Arbeitsminute rückwirkend bis ins letzte Detail zu erfassen.
In vielen Betrieben ist ein pragmatischer Ansatz nach dem 80/20-Prinzip sinnvoll:
Nutze die vorhandenen Werte und ergänze fehlende Angaben durch eine realistische Einschätzung.
Für jeden ausgewählten Auftrag kannst du beispielsweise betrachten:
Arbeitsvorbereitung
Wie viel Zeit ist in Beratung, Aufmaß, Planung, Angebot und Abstimmung geflossen?
Werkstattzeit
Wie viele Stunden wurden für Fertigung und Bearbeitung benötigt?
Montagezeit
Wie hoch war der Aufwand für Fahrt, Baustelle, Montage und Nacharbeiten?
Material
Welche Kosten sind für Holz, Beschläge, Zukaufteile und Fremdleistungen entstanden?
Auftragswert
Welcher tatsächliche Rechnungswert steht dem Aufwand gegenüber?
Besonderheiten
Gab es Reklamationen, ungeplante Schleifen, viele Rückfragen oder außergewöhnlich viel Kundenkommunikation?
Fehlen einzelne Zeitwerte, kannst du sie gemeinsam mit den beteiligten Mitarbeitern realistisch schätzen.
Die dritte Stelle hinter dem Komma hilft dir im Betriebsalltag selten weiter.
Du brauchst keine scheinbare Perfektion.
Du brauchst ein ausreichend ehrliches Bild, um wiederkehrende Zusammenhänge erkennen zu können.
Wenn du Zeitaufwand und Ertrag gemeinsam betrachtest, lassen sich Aufträge vereinfacht in vier Gruppen einordnen.
Diese Aufträge benötigen im Verhältnis wenig Zeit und leisten einen guten Beitrag zum Ergebnis.
Vielleicht passen sie besonders gut zu deinen Abläufen, deiner Technik oder der Erfahrung deiner Mitarbeiter.
Vielleicht ist die Arbeitsvorbereitung gut eingespielt. Die Fertigung läuft sauber durch und auch auf der Montage gibt es wenig Überraschungen.
Solche Aufträge solltest du genauer betrachten.
Nicht nur, weil sie wirtschaftlich interessant sind, sondern auch, weil sie dir zeigen, welche Leistungen besonders gut zu deinem Betrieb passen.
Diese Aufträge brauchen mehr Zeit und Kapazität, bringen dafür aber auch einen angemessenen Ertrag.
Sie sind nicht automatisch spektakulär, können aber eine stabile Grundlage des Betriebs bilden.
Hier stimmt das Verhältnis zwischen Aufwand und Ergebnis weitgehend.
Diese Aufträge verursachen keinen besonders großen Aufwand, tragen allerdings auch wenig zum Ergebnis bei.
Manche davon sind als Ergänzung sinnvoll.
Andere belegen regelmäßig Kapazität, die an anderer Stelle fehlt.
Entscheidend ist, ob sie bewusst mitlaufen oder sich unbemerkt im Auftragsplan vermehren.
Hier treffen hoher Aufwand und geringer Ertrag zusammen.
Häufig sind es nicht einmal die handwerklichen Stunden allein.
Die eigentliche Belastung entsteht durch Planung, Rückfragen, Sonderwünsche, Unterbrechungen, zusätzliche Bestellungen oder mehrere Anfahrten.
Diese Einordnung liefert noch keine fertige Entscheidung.
Sie zeigt dir zunächst, wo du genauer hinschauen solltest.
Wenn eine Auftragsart ungünstig auffällt, ist die erste Reaktion schnell:
Dann machen wir das eben nicht mehr.
Das kann richtig sein.
Es ist aber nur eine von mehreren Möglichkeiten.
Vielleicht ist der Preis zu niedrig.
Vielleicht enthält das Angebot Leistungen, die du bisher nicht sauber berechnest.
Vielleicht könnte die Arbeitsvorbereitung mit Vorlagen, klareren Auswahlmöglichkeiten oder einer besseren Vorqualifizierung deutlich kürzer werden.
Auch Bündelungen, Mindestauftragswerte oder feste Servicetage können sinnvoll sein.
Manche Betriebe trennen kleinere Arbeiten bewusst von größeren Projekten und bearbeiten sie gesammelt.
Bei anderen Leistungen liegt der Engpass in der Montage.
Dann kann eine bessere Baustellenvorbereitung mehr bringen als eine Preisänderung.
Und manchmal zeigt die Betrachtung tatsächlich, dass eine bestimmte Auftragsart langfristig nicht mehr zum Betrieb passt.
Erst verstehen, dann entscheiden.
Genau diese Reihenfolge verhindert, dass du nur nach Gefühl Leistungen streichst, die mit einem besseren Ablauf durchaus sinnvoll sein könnten.
Der eigentliche Wert entsteht nicht durch eine einzelne Zahl.
Er entsteht, wenn du mehrere Aufträge nebeneinanderlegst.
Dann können Fragen beantwortet werden, die im Tagesgeschäft häufig offenbleiben:
Welche Auftragsarten laufen regelmäßig gut?
Bei welchen Leistungen wird die Montage häufig unterschätzt?
Wo benötigt die Arbeitsvorbereitung unverhältnismäßig viel Zeit?
Welche Aufträge passen besonders gut zu Maschinen, Mitarbeitern und Erfahrung?
Welche Arbeiten verursachen ständig Unterbrechungen?
Welche Leistungen sehen attraktiv aus, bringen aber zu wenig für den gebundenen Aufwand?
Welche Auftragsarten möchtest du künftig häufiger?
Welche Aufträge solltest du bereits bei der Anfrage kritischer prüfen?
Damit entsteht eine Entscheidungsgrundlage für Preise, Prozesse, Außendarstellung und die Auswahl künftiger Anfragen.
Vielleicht erkennst du, dass deine stärkste Möbelkompetenz bisher zu selten angefragt wird.
Vielleicht zeigt sich, dass ein vermeintlich wichtiges Leistungsfeld hauptsächlich Kapazität bindet.
Oder du stellst fest, dass bestimmte Wunschaufträge sehr gut laufen, aber auf deiner Website kaum sichtbar sind.
An dieser Stelle verbindet sich die betriebliche Betrachtung mit dem Marketing:
Nicht zuerst mehr Anfragen erzeugen, sondern zunächst klären, welche Anfragen du überhaupt häufiger haben möchtest.
Ein Geschäftskompass kann dir einen geordneten Blick auf die Aufträge eines ganzen Jahres geben.
Er kann Muster, Zusammenhänge und mögliche Ansatzpunkte sichtbar machen.
Er kann dir aber nicht automatisch Arbeit abnehmen.
Auch der Gewinn steigt nicht allein dadurch, dass eine Tabelle ausgewertet wurde.
Abläufe verbessern sich nicht von selbst und ein Zeitfresser wird nicht über Nacht zu einem Goldstück.
Die Veränderung entsteht durch die Entscheidungen danach:
Preise überprüfen
Abläufe vereinfachen
Arbeitsvorbereitung verbessern
Leistungen bündeln
Mindestauftragswerte einführen
Anfragen früher auswählen
bestimmte Auftragsarten gezielter sichtbar machen
Verantwortlichkeiten im Betrieb klarer verteilen
Der Geschäftskompass ist damit kein automatisches Ergebnisversprechen.
Er ist eine Grundlage, auf der du bessere Entscheidungen treffen kannst.
Weißt du, welche drei Auftragsarten im letzten Jahr den besten Beitrag geleistet haben?
Betrachtest du neben Werkstattstunden auch Angebot, Planung, Aufmaß und Abstimmung?
Welche kleinen Aufträge verursachen regelmäßig überraschend viel Büroarbeit?
Bei welchen Leistungen dauert die Montage häufig länger als kalkuliert?
Welche Aufträge passen besonders gut zur Erfahrung deiner Mitarbeiter?
Welche Leistungen passen gut zu deiner technischen Ausstattung?
Welche Arbeiten unterbrechen den Betrieb häufiger, als ihr Rechnungswert vermuten lässt?
Welche Auftragsarten möchtest du künftig häufiger?
Werden diese gewünschten Auftragsarten auf deiner Website bereits deutlich sichtbar?
Entscheidest du beim Auftragsmix anhand von Zahlen und Mustern oder hauptsächlich anhand der aktuellen Auslastung?
Nimm 15 bis 25 Aufträge aus dem vergangenen Jahr.
Wähle nicht nur die größten oder auffälligsten Projekte aus. Nimm einen realistischen Querschnitt aus kleinen, mittleren und größeren Aufträgen.
Berücksichtige nicht nur Werkstatt und Montage, sondern auch Beratung, Angebot, Planung, Materialbeschaffung und Nacharbeit.
Sortiere beispielsweise nach Einbaumöbeln, Küchen, Türen, Reparaturen, Innenausbau oder anderen für deinen Betrieb sinnvollen Kategorien.
Welche Abweichungen tauchen immer wieder auf?
Wo handelt es sich nur um einen Ausreißer?
Zum Beispiel:
Ist unser Preis zu niedrig?
Brauchen wir einen Mindestauftragswert?
Können wir die Vorbereitung vereinfachen?
Müssen wir Kunden früher qualifizieren?
Können Mitarbeiter bestimmte Schritte übernehmen?
Sollten wir diese Leistung anders anbieten?
Wähle einen Hebel, beobachte die Wirkung und entscheide anschließend über den nächsten Schritt.
Vielleicht fehlt dir tatsächlich der Überblick darüber, welche Auftragsarten sich für deinen Betrieb lohnen.
Vielleicht liegt der größere Engpass aber an einer anderen Stelle:
Zu viel hängt an dir, Angebote dauern zu lange, falsche Anfragen binden Zeit oder Kunden verstehen den Wert deiner Arbeit zu spät.
Deshalb steht bei Handwerksichtbar nicht automatisch der Geschäftskompass am Anfang.
Der erste Schritt ist der kostenlose 2-Minuten-Engpass-Check.
Damit kannst du einordnen, wo aktuell wahrscheinlich der größte Hebel liegt.
Anschließend lässt sich sachlicher entscheiden, ob eine Betrachtung deines Auftragsmixes sinnvoll ist oder ob du zunächst an einem anderen Punkt ansetzen solltest.
Wenn du magst, starte zuerst mit dem kostenlosen Engpass-Check.
Erst Klarheit, dann die passende Maßnahme.
Das lässt sich nicht pauschal nach Möbeln, Küchen, Türen oder Innenausbau beantworten.
Entscheidend ist das Verhältnis aus Arbeitsvorbereitung, Werkstattzeit, Montage, Materialeinsatz und Auftragswert.
Besonders interessant sind Auftragsarten, die regelmäßig gut zu den Abläufen, Mitarbeitern und technischen Möglichkeiten des Betriebs passen.
Eine Nachkalkulation zeigt, wie ein einzelner Auftrag gelaufen ist.
Um wiederkehrende Muster zu erkennen, solltest du zusätzlich mehrere Aufträge und Auftragsarten über einen längeren Zeitraum vergleichen.
Erst dann wird sichtbar, ob eine Abweichung ein Einzelfall oder ein regelmäßiges Problem ist.
Nein.
Vorhandene Zahlen sind hilfreich, aber fehlende Werte können zunächst realistisch geschätzt werden.
Für eine erste Einordnung ist ein ehrliches Gesamtbild meist wichtiger als eine Genauigkeit bis auf die letzte Minute.
Nein.
Kleine Aufträge können Stammkunden binden, Leerlauf füllen oder zu Folgeaufträgen führen.
Sie werden jedoch häufig unterschätzt, weil Anfrage, Abstimmung, Aufmaß, Materialbestellung, Planung und Rechnung auch bei einem kleinen Rechnungswert anfallen.
Ein Zeitfresser muss nicht automatisch gestrichen werden.
Zuerst sollte geprüft werden, ob der Preis, der Ablauf, die Arbeitsvorbereitung, die Montageplanung oder die Auswahl der Kunden verbessert werden kann.
Erst danach lässt sich entscheiden, ob die Leistung angepasst, gebündelt oder nicht mehr angeboten werden sollte.
Der Geschäftskompass ist eine pragmatische Betrachtung der Aufträge eines ganzen Geschäftsjahres.
Er soll wiederkehrende Muster im Verhältnis von Zeitaufwand, Auftragswert und Ergebnis sichtbar machen.
Er ersetzt keine Buchhaltung und liefert keine automatischen Ergebnisse.
Er schafft eine Entscheidungsgrundlage für Preise, Prozesse, Auftragsauswahl und die künftige Ausrichtung des Betriebs.
Falls du mehr Klarheit und eine erste Einordnung für deinen Betrieb suchst
ÜBER DEN AUTOR
Rainer Umert
Sein Ansatz: Weniger Werbe-Bla,Bla, mehr ehrliche Beratung auf Augenhöhe. Er hilft Schreinern, ihre besten Aufträge zu erkennen, Zeitfresser auszubremsen und endlich für ihre Qualität bezahlt zu werden. Seine Mission: Das Handwerk sichtbar, wertvoll und profitabel machen.
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